Sự kiện của anh/chị có bao nhiêu khách sẽ tự lái xe về trong đêm?
Đây là câu hỏi đầu tiên tôi luôn đặt ra cho các doanh nghiệp khi lên kế hoạch tổ chức những chương trình có phục vụ đồ uống có cồn. Trong vai trò của một người điều phối sự kiện, tôi không nhìn vào danh sách thực đơn hay số lượng chai bia được tiêu thụ. Tôi nhìn vào bãi đỗ xe và cách mà khách mời rời khỏi địa điểm tổ chức.
Hãy hình dung 3 tình huống thực tế sau đây:
- Tình huống 1: Một đối tác quan trọng rời sự kiện sau khi dùng một vài cốc bia. Trên đường về, họ gặp chốt kiểm tra nồng độ cồn cách địa điểm tổ chức chưa đầy 1km. Kết quả là phương tiện bị tạm giữ, giấy phép lái xe bị tước. Mối quan hệ hợp tác vừa được thảo luận vui vẻ trước đó lập tức bị bao phủ bởi sự phiền toái và căng thẳng.
- Tình huống 2: Nhân sự nội bộ tự lái xe máy về nhà trong tình trạng mệt mỏi và có nồng độ cồn nhẹ. Do phản xạ chậm, họ va chạm với chướng ngại vật trên đường. Dù không có chấn thương nghiêm trọng, sự cố này gây ra những rắc rối về mặt pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến nhân sự làm việc vào ngày hôm sau.
- Tình huống 3: Lực lượng chức năng lập chốt kiểm tra ngay trên tuyến đường độc đạo dẫn ra từ địa điểm tổ chức sự kiện. Hàng loạt khách mời bị dừng xe kiểm tra cùng một lúc, tạo ra cảnh tượng lộn xộn và tâm lý lo lắng cho tất cả những người tham dự vừa bước ra khỏi cửa.
Với kinh nghiệm điều phối hơn 200 sự kiện doanh nghiệp, tôi hiểu rằng sự thành công của một chương trình không nằm ở những lời khen ngợi lúc chương trình diễn ra, mà nằm ở sự an toàn của khách mời khi họ đã về đến nhà. Dưới đây là checklist chi tiết theo dòng thời gian giúp ban tổ chức chủ động kiểm soát các rủi ro liên quan đến bia rượu.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước sự kiện (T-30 ngày)
Quản trị rủi ro hiệu quả phải bắt đầu từ khâu lên kế hoạch, trước khi những chai bia đầu tiên được khui. Ở giai đoạn này, mục tiêu là thu thập thông tin về phương tiện của khách và thiết lập các điều khoản cam kết với các bên cung cấp dịch vụ.
| Hạng mục kiểm tra | Mục tiêu cần đạt | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Khảo sát nhu cầu di chuyển của khách mời | Tích hợp câu hỏi về phương tiện di chuyển (tự lái xe hay đi taxi) vào phom đăng ký tham dự. | Trưởng ban đối ngoại / Thư ký dự án |
| Lựa chọn địa điểm có bãi xe giữ qua đêm | Làm việc với địa điểm để đảm bảo họ cho phép khách gửi lại ô tô, xe máy qua đêm với chi phí hợp lý hoặc miễn phí. | Quản lý địa điểm (Venue Manager) |
| Thỏa thuận điều khoản giới hạn phục vụ | Ký hợp đồng với đơn vị cung cấp tiệc về việc ngừng phục vụ đồ uống có cồn trước khi chương trình kết thúc ít nhất 30 phút. | Trưởng ban hậu cần |
| Chuẩn bị phương án nhân sự hỗ trợ | Phân công nhân sự điều phối giao thông và hỗ trợ khách gọi xe ở lối ra vào. | Trưởng nhóm nhân sự (HR Lead) |
Việc khảo sát trước phương tiện di chuyển giúp ban tổ chức ước tính được tỷ lệ khách có nguy cơ tự lái xe sau khi uống rượu bia. Nếu tỷ lệ khách tự lái xe ô tô cao, ban tổ chức bắt buộc phải tăng cường các biện pháp hỗ trợ đưa đón ở giai đoạn sau.
---Giai đoạn 2: Ngày diễn ra sự kiện (T-0)
Trong ngày diễn ra sự kiện, sự giám sát trực tiếp và việc truyền thông trực quan tại địa điểm là yếu tố quyết định. Ban tổ chức cần tạo ra một môi trường mà ở đó việc "uống rượu bia thì không lái xe" được nhắc nhở một cách khéo léo nhưng rõ ràng.
| Hạng mục kiểm tra | Mục tiêu cần đạt | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Đặt bảng thông tin cảnh báo tại khu vực đỗ xe và lối vào | Đặt các standee nhỏ nhắc nhở về an toàn giao thông và các phương án hỗ trợ di chuyển của ban tổ chức. | Trưởng nhóm thiết kế / Điều phối viên |
| Họp điều phối (Briefing) với nhân sự phục vụ | Yêu cầu nhân viên rót nước không tự ý rót đầy cốc bia/rượu khi chưa có yêu cầu của khách; nhận biết dấu hiệu khách quá chén để giãn tần suất phục vụ. | Quản lý F&B của địa điểm / Giám sát sự kiện |
| Chuẩn bị sẵn đồ uống không cồn thay thế | Đảm bảo thực đơn luôn có sẵn các loại nước trái cây, nước lọc hoặc bia không cồn để khách có sự lựa chọn khi cần dừng uống. | Trưởng ban hậu cần |
| Bố trí khu vực sơ cứu y tế tạm thời | Chuẩn bị sẵn nước ấm, trà gừng, túi chườm và nhân sự y tế hỗ trợ cho những trường hợp khách bị say xỉn nặng. | Nhân sự y tế sự kiện |
Vai trò của nhân sự phục vụ tại bàn rất quan trọng. Việc rót đồ uống liên tục theo thói quen có thể khiến khách mời uống nhiều hơn dự định mà không tự kiểm soát được lượng cồn nạp vào cơ thể.
---Giai đoạn 3: Lúc kết thúc sự kiện (T-0 đêm)
Đây là khoảng thời gian nhạy cảm nhất và có tỷ lệ xảy ra rủi ro cao nhất. Ban tổ chức cần kiểm soát dòng khách ra về và đảm bảo không có khách nào tự cầm lái khi đã có dấu hiệu sử dụng đồ uống có cồn.
| Hạng mục kiểm tra | Mục tiêu cần đạt | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Đặt chốt hỗ trợ di chuyển tại lối ra chính | Nhân sự túc trực để mở cửa xe, hướng dẫn khách ra khu vực đón taxi hoặc hỗ trợ gọi xe công nghệ. | Đội ngũ lễ tân / Điều phối viên lối ra |
| Quản lý chìa khóa xe gửi lại | Ghi nhận thông tin, dán nhãn chìa khóa và bàn giao xe cho bộ phận bảo vệ giữ qua đêm đối với khách để lại xe. | Đội ngũ an ninh địa điểm |
| Hỗ trợ dịch vụ tài xế lái xe hộ | Trong trường hợp khách hàng đi xe cá nhân nhưng đã sử dụng đồ uống có cồn và không muốn để xe lại nhà hàng, ban tổ chức có thể hỗ trợ liên hệ dịch vụ tài xế lái xe hộ như GOCheap DriverX để đưa cả người và phương tiện về nhà an toàn. | Điều phối viên hỗ trợ di chuyển |
| Giám sát khu vực bãi đỗ xe | Nhân sự an ninh tuần tra bãi xe để kịp thời ngăn chặn các trường hợp khách say xỉn cố tình tự lái xe ra ngoài cổng. | Trưởng bộ phận an ninh (Security Chief) |
Thực tế cho thấy, nhiều khách mời muốn để lại xe nhưng lo ngại về việc ngày hôm sau phải quay lại lấy xe rất phiền phức. Việc cung cấp giải pháp lái xe hộ ngay tại thời điểm đó sẽ giải quyết triệt để tâm lý này của khách.
Giai đoạn 4: Hôm sau sự kiện (T+1)
Công tác quản trị rủi ro chỉ thực sự hoàn tất khi toàn bộ khách mời và phương tiện đã được hoàn trả về đúng vị trí an toàn vào ngày hôm sau.
| Hạng mục kiểm tra | Mục tiêu cần đạt | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Hỗ trợ khách quay lại lấy xe gửi qua đêm | Phối hợp với bãi xe của địa điểm để bàn giao lại phương tiện cho khách khi họ xuất trình thẻ giữ xe và giấy tờ liên quan. | Trưởng ban hậu cần / An ninh địa điểm |
| Ghi nhận thông tin phản hồi và sự cố | Tổng hợp xem có trường hợp tai nạn hay rắc rối pháp lý nào xảy ra liên quan đến khách tham dự sau khi rời sự kiện hay không. | Trưởng ban tổ chức (Event Director) |
| Đánh giá hiệu quả của phương án di chuyển | Thống kê số lượng xe gửi lại, số lượng chuyến xe hỗ trợ được thực hiện để rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo. | Trưởng ban tổ chức (Event Director) |
Lời khuyên từ Giám đốc sự kiện
Một sự kiện doanh nghiệp được đánh giá là thành công trọn vẹn khi không có bất kỳ cuộc điện thoại khẩn cấp nào gọi đến ban tổ chức vào lúc nửa đêm để báo cáo về sự cố giao thông của khách mời. Việc áp dụng một checklist quản trị rủi ro nghiêm ngặt không làm giảm đi không khí vui vẻ của chương trình, ngược lại, nó thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với sự an toàn của đối tác và nhân viên của mình.
